Team - En missförstådd väg till förenkling och välmående

Det finns ett gammalt afrikansk ordspråk som lyder ”Vill du gå snabbt - gå ensam. Vill du gå långt - gå tillsamman”. För din och de flesta organisationer finns inget val mellan snabbhet och tillsammans. Ni behöver göra både och för att ge era kunder värde och hålla konkurrenterna bakom er.

Ni behöver dessutom öka hastigheten och förbättra samarbetet. Det ökar verksamhetens komplexitet och gör att de verktyg som du och din ledning har idag inte längre fungerar. Som tur är finns en enkel lösning. En lösning som är självklar för de insatta, men som ofta missförstås av alla andra.

Minsta planerbara enhet

Antalet kopplingar ökar exponentiellt med antalet individer eller grupper.

Ett sätt att minska komplexiteten är att ändra den minsta planerbara enheten inom företaget. I många organisationer är den minsta planerbara enheten fortfarande en medarbetare. Cheferna sitter med stora excel-ark eller en överblick i sina huvud där alla medarbetarnas uppgifter finns. Det kan vara 10% kompetensutveckling, 20% Projekt Y, 50% förvaltning av X och 20% stöd till Q.

Jag har varit en som suttit med ett sådant ark. Det har aldrig fungerat särskilt bra varken för organisationen eller medarbetaren.

Lösningen är att gå ifrån att planera individer till att planera team, att göra teamet till minsta planerbara enhet. Detta har IT-bolag vetat i tiotals år, men många tror att det bara gäller för utvecklingsteam med programerare. När team blir den minsta planerbara enheten ändras mer än bara antalet planerbara enheter.

Team

Ett team, till skillnad från en arbetsgrupp som ses lite då och då och utbyter information, består av 3-12 (gärna 4-5) personer som arbetar tillsammans varje dag. De har en gemensam att-göra-lista, tar gemensamma beslut och har gemensamma mål. En person kan, i princip, bara tillhöra ett team. Ett team kan vara samma sak som en grupp eller avdelning i en traditionell organisation, men de är vanligare att det är en blandning av kompetenser från olika delar av organisationen.

Det som avgör hur ett team sätts ihop är vilken uppgift som ska lösas. Här gäller ofta 80-20-regeln. Teamet ska kunna lösa 80% av sina uppgifter själva och behöver samarbeta med andra team för att lösa resten.

Ett team kan lösa fler uppgifter än en person kan. Det gör att antalet uppgifter som kräver samarbete och koordinering mellan grupper minskar dramatiskt.

Den första stora skillnad du ser när du går från medarbetare till team är att antalet planerbara enheter minskar med faktor fem till tio. Det gör organisationen mer översiktlig. Istället för t ex 100 olika personer har du nu 10-20 team. Det ger färre möjliga kopplingar.

Ett team kan lösa fler uppgifter än en person kan. Det gör att antalet uppgifter som kräver samarbete och koordinering mellan grupper minskar dramatiskt. Ett team kan också lättare etablera samarbetsytor med andra team då fler personer kan dela på uppgiften att samarbeta med andra team.

Team har lättare att harmonisera allas personliga mål så att teamet har gemensamma mål. Det är sedan mycket enklare att harmonisera 10-20 teams mål jämfört med att ensa 100 individer önskningar. Bäst är ofta att låta dem göra det själva utifrån en tydlig riktning från ledningen. Det har också potentialen att minska beroendet av nyckelpersoner då teamets medlemmar hjälper varandra och inte alltid utför sin special-uppgift själva. Fler kan samma sak.

En bonus blir att med gemensamma mål blir det tydligt var i organisationen flaskhalsarna finns. Om flera team ofta behöver vänta in samma team för att bli klara är det tydligt för alla inblandade hur nuläget ser ut och det blir lättare att ta fram en lösning.

Complexity is the enemy of execution - Tony Robins

Ytterligare en fördel med att fokusera på team är att organisationen inser att den behöver lägga kraft på att skapa fungerande team. Det kommer ofta inte av sig självt. Förut låg fokus på individer och deras utveckling. Det är fortfarande viktigt, men teamet är viktigare. Fokus på att växa teamets förmåga ger som bieffekt ökad trivsel, mindre stress och större effektivitet hos den enskilda medarbetaren. Om det hanteras väl. I ett välfungerande team är du aldrig ensam.

För att summera: att gå från individ till team ger dig tydligare gemensam riktning, nöjdare medarbetare, högre effektivitet genom färre sammarbetsytor och mer autonomi, bättre samarbete där det verkligen behövs, lägre komplexitet och tydliggör flaskhalsar. Det ger dessutom ledningen en organisation som är enklare att leda. Varför gör inte redan alla så här?

"Ja, det fungera säkert för er, men vi jobbar inte så”

Att arbeta i team är inte begränsat till programmerare. Alla yrken kan arbeta mer i team. Ofta är det du som är mest emot det som har mest att vinna. Det innebär ofta att du inte längre kan glida runt på möten och ha ”många bollar i luften” och inte få något gjort. Du blir av med dina ursäkter för att inte leverera, och du slipper ofta den frustration och stress som rörelse utan resultat innebär.

...du slipper ofta den frustration och stress som rörelse utan resultat innebär.

Du blir ansvarig mot dina team-kollegor och de mot dig. Det är ofta mer värt än att din upptagna chef lite halvhjärtat frågar hur det går varannan vecka.

Att arbeta i ett välfungerande team är svårslaget för nästan alla. Tänk dig ett tillfälle när du upplevde att alla runt dig hade samma mål. Ofta i samband med någon form av kris eller kopplat till idrott. Ni lyckades få mer gjort på några veckor eller månader än vad ni tidigare gjort under ett helt år. Vilken energi det gav!

Så är det, förutom övertiden och tidspressen, att arbeta mot några få, gemensamma mål i välfungerande team, med andra välfungerande team runt dig.

Arbete i team leder ibland också till att ansvar och befogenheter flyttas ut till de som har kunskapen. Det är en bonus som både frigör ledningen att arbeta med rätt frågor och medarbetarna i teamen att ta eget ansvar och agera som vuxna. Även på jobbet.