Är du produktiv, eller bara upptagen?

Är du produktiv, eller bara upptagen?

Hur du ser på din tid påverkar hur bra du hanterar förändring. Du kan ha en passiv eller en aktiv planering av hur du använder din tid. 

Ett passivt förhållningssätt är att du flyter med i de dagliga göromålen och kriserna som sker i verksamheten. Du går på de möten du blir bokad på eller bokar själv, du svarar på dina email och telefonsamtal. Du kanske har en att-göra-lista som du fyller på och bockar av allt eftersom. 

Ett aktivt förhållningssätt är att du inför varje dag, vecka eller månad bestämmer dig för vad du ska uppnå och sedan fokuserar du på de aktiviteter som leder mot målen. Din fokus ligger på vad du ska uppnå inte vilka aktiviteter du ska bocka av. Och allt som kommer upp prioriteras mot dina mål.

Jag tror att de flesta är överens om att den aktiva planeringen är att föredra, på de arbeten där det finns möjlighet. De där du sätter din egen agenda. Ändå är det försvinnande lite tid som läggs i den aktiva skålen för de flesta av oss. Hur kan det vara så?

Jag har vid flera tillfällen i mitt yrkesliv arbetat intensivt utan att skapa värde för vare sig kunder eller mitt företag. Jag har dessutom ofta sett projekt eller initiativ som tagit väldigt mycket tid och energi från flera medarbetare men så småningom bara glidit in i glömska. 

Det gemensamma för dessa aktiviteter är att det inte har funnits ett verkligt mål med dem. Ingen har egentligen efterfrågat dem. Ingen kund står och stampar för att det inte är klart, ingen annan avdelning knackar frustrerat på dörren varje vecka  och undrar när det är klart. Det är helt enkelt inte tillräckligt viktigt. Det borde antingen aldrig ha startats eller så borde detta avslutats så fort det inte var prioriterat. 

Utmaningen är att den dagliga virvelvinden av saker att göra tenderar att fånga hela vår uppmärksamhet. Det kan vara större och mindre kriser, kolleger som behöver hjälp eller beslut osv. Trycket från den dagliga driften styr oss alla mot den passiva planeringen. Och där är det lätt att känna sig upptagen och behövd. Kanske rent av viktigt? 

Problemet kommer när vi måste skapa förflyttning och förändring. Förändring kräver aktiv planering, aktiva beslut om vad som är viktigt, vad som inte är det och vad du helt enkelt ska låta bli. Det innebär att du tvingas göra några besvikna genom att inte hjälpa dem eller inte prioritera deras frågor. Det betyder inte att deras frågor är oviktiga, bara att de inte är viktigast. Om vi gör allt som är viktigt blir vi aldrig klara med det som är viktigast.

Jag har alltid haft en att-göra-lista där jag skriver upp allt som kommer upp som jag behöver lösa på ett eller annat sätt. Utmaningen med den listan är att jag kan checka av massa punkter på listan, men ändå inte komma närmare att uppfylla mina mål. Jag går på viktiga möten och svara på viktiga mejl, men hinner inte göra något för att komma närmare mitt mål. Oftast växer listan övervtid i omfattning för att det kommer upp mer än jag klarar av att slutföra. Tillslut tar det ganska mycket tid att bara administrera listan.

Productivity is the act of bringing a company closer to its goal
~ Jonah, in The Goal by Eliyahu M Goldratt

Det finns många definitioner på produktivitet, men jag tycker om den som används i boken The Goal. "Produktivitet är aktiviteter som leder dig mot ditt mål". Det betyder att allt jag gör som inte leder mot målet är icke-produktivt. 

– “Vill du vara snäll och tala om för mig vilken väg jag ska ta härifrån?”
– “Det beror på vart du vill komma” svarade katten.
– “Det spelar inte så stor roll…”, sa Alice.
-“Då spelar det heller ingen roll vilken väg du tar”, sa katten.

– “…så länge som jag kommer någonstans”, fortsatte Alice.
– “Åh, det kommer du att göra”, sa katten, “bara du går tillräckligt långt”.
— Från Alice i underlandet

Men om någon ifrågasatte om jag verkligen varit produktiv, trots att jag just idag inte hunnit med de aktiviteter som leder mot mitt mål, skulle jag förmodligen försvarat mig med att jag var tvungen att hjälpa några andra med deras aktiviteter. Så att de kunde vara produktiva. Och vi ska ju hjälpa varandra eller hur?

Jag är oftast duktig på att hitta förklaringar och ursäkter om jag behöver.

Det innebär samtidigt att deras mål fick prioritet över mina mål. Om deras mål var viktigare än mina mål, borde inte jag ha samma mål som dem? Vad skulle hända om vi jobbade med samma mål, tillsammans, istället för med våra egna mål var för sig? 

Det kräver ganska mycket målmedvetenhet att arbeta med mål. Vi behöver ha ett aktivt förhållningssätt till tid och vi behöver planera in tid för att arbeta med målen. Vi behöver komma fram till vilka mål vi har, ta fram aktiviteter som leder mot dem, utvärdera om det vi gjort leder mot målen och om målen ska justeras.

Ibland kan jag känna att jag inte hinner göra alla dessa delar för att jag har för mycket att göra. Men, om jag inte har tydliga mål, hur kan jag då vara produktiv. Är jag då inte bara upptagen?

Vilka mål har du för idag, för nästa vecka och för nästa kvartal?
Vilka mål har dina arbetskamrater?

PS 1: I TED-talket nedan pratar Niklas Modig om vad ”tillsammans" innebär för ADHD-utredningen av barn

PS 2:OKR (Objectives and Key Results) är ett intressant sätt att arbeta med mål inom ett företag. Det är främst känt för att användas av Google. Här är en bra beskrivning av modellen

Logistiker och andra osynliga hjältar

Logistiker och andra osynliga hjältar

What weightloss can teach you about changing your organisation

What weightloss can teach you about changing your organisation