I ett tidigare blogginlägg skrev jag om att digitalisering för ett företag är som att gå från ett stamsamhälle till att skapa en nation. Många av er har tyckt att inlägget hade en intressant och ny vinkel. Men flera har också haft frågor eller invändningar. Den vanligaste är att det företaget som de jobbar på inte har blivit större eller slagits ihop med andra företag, ändå märks symptomen på bristande digitalisering och samordning tydligt. I detta inlägg ska jag försöka utveckla hur jag tänker.

En del i taget

Sjukvården har historisk delat upp kroppen i olika beståndsdelar. Någon tar hand om skador på armar och ben och någon om magen, ytterligare någon om ansiktet och halsen osv. Det var länge det bästa sättet att bryta ner en komplex verklighet i mindre komplexa delar. Delar som sedan kunde hanteras var och en för sig.

På samma sätt som sjukvården delar upp människokroppen i olika delar och specialiteter har många företag delat upp sin verksamhet i grupper och avdelningar och olika områden som försäljning, kundtjänst, marknadsföring, utveckling osv. Anledningen till att fler och fler upplever att organisationen känns stökig är att delarna inte längre kan hanteras var och en för sig.

Människokroppen har inte förändrats nämnvärt de senaste århundradena. Idag kan vi däremot hantera många fler sjukdomar än på 1800-talet. Utmaningen ligger i att många lågt hängande frukter är plockade. För att komma vidare med effektiviseringar, förbättrat patientbemötandet och att bota svåra sjukdomar behövs ett annat angreppssätt. Ett som tar en större helhet i beaktande, ett som tänker på hela kroppen. Kundernas förväntning på helhet har ökat.

Detsamma gäller ditt företag.

De verktyg som ofta kommer upp när vi pratar om digitalisering, som Big data, internet of things, artificiell intelligence, appar, webbar osv kan hjälpa dig hantera den nya komplexiteten genom att underlätta beslutsfattande och samverkan, men bara om du ändrar hur din organisation fungerar och styrs. Om du bara lägger dem ovanpå hur ni redan gör idag kommer effekten bli väldigt liten. Och ibland bidra till att skapa ytterligare oordning.

Från löst kopplade till tätt sammanflätade

När ett företag växer är det naturligt att ändra hur det styrs. Ett företag med 10 personer har inte samma utmaning med samordning och gemensam prioritering som ett med 100 anstälda osv. Många upplever att det är rörigt i sina organisationer just nu även om de inte helt plötsligt blivit mycket större.

Jag tror att det beror på att vad som tidigare var ett antal löst sammanhållna grupper med människor, med sina egna mål och prioriteringar nu behöver börja arbeta tillsammans på riktigt. Din organisation och styrning är inte gjorda för det. Den är oftast gjord för att hantera varje del för sig och sedan slå ihop delarna i resultaträkningen varje kvartal och i det årliga budgetarbetet. Det ställer helt nya krav på ledning och styrning.

En grupp på 8-12 personer går att styra genom att den som sitter högst upp har koll på alla delar och kan ta kloka beslut i rätt tid. (Det är oftast inte optimalt, men det går.) Det fungerar även om företaget består av väldigt många löst sammankopplade grupper och avdelningar som inte måste samarbeta för att skapa värde. Men, en organisation som består av hundratals sådana grupper som är tätt sammankopplade och som bara skapar värde tillsammans, kan inte styras på samma sätt. Hur gärna ledningen än vill behålla kontrollen. Behovet av samarbete och korsberoenden gör den för komplex för att styra på ett traditionellt sätt.

Värde skapas tillsammans

Det tydligaste symptomet på detta är att vi upplever att det pågår aldeles för mycket på samma gång. Tidigare var det ok att var och en höll på med sitt. Idag fungerar det inte längre då du ofta behöver hjälp av andra grupper för att skapa värde. Om de grupper som du behöver hjälp av är upptagna med sitt, samtidigt som de i sin tur behöver hjälp av andra grupper för att blir klara med sina uppgifter är det lätt att se varför det blir stökigt och väldigt lite blir färdigt.

Om dessa grupper dessutom hör till olika avdelningar och har olika chefer, kommer var och en att eskalera sina problem uppåt för att få prioritet. Då behöver antingen eskaleringen nå tillräckligt högt upp för att den som är chef över alla grupper som krockar lösa konflikten, eller så finns risken att olika chefer ger olika prioriteringar till ”sina" grupper. Det senare leder till konflikt och vi slår varandra i huvudet med - ”min chef sa att detta är prioriterat!”. Det första leder till att någon som är långt ifrån verkligheten tar ett beslut som är otydligt, dåligt, långsamt eller är allt samtidigt.

Illusionen av samma

Utmaningen är att det på ytan ser ut som samma företag som för fem till tio år sedan. Företaget har inte växt. Det är lika många personer idag som för fem år sedan. Det ger illusionen att det går att styra på samma sätt som tidigare. Skillnaden är att då fungerande det fortfarande hjälpligt att varje grupp eller avdelning arbetade för sig själv, med rapport av status uppåt i organisationen. Idag behöver dessa grupper samordna sig och samarbeta mycket tätare än tidigare.

Organisationen upplevs inte hänga ihop, det är oklart vem som bestämmer vad och det är svårt att enas om gemensamma mål. Värde skapas nu på tvären tillsammans, men styrningen utgår fortfarande från uppifrån och ner, varje grupp för sig.

Var ska du börja?

Hur vet du då var du ska börja ändra hur ni arbetar och styr?

Enkel!

Gå till det området där det är mest bråk, flest sjukskrivningar och frustrerande lite utveckling. Där är behovet störst och symptomen tydligast. Många gånger leder ett nyfiket utforskande hela vägen till hur företaget styrs och vilken kultur ni har. Då vet du att du är på rätt spår.

Om ditt nyfikna utforskande bara leder till att någon annan måste förändra något, har du gjort det för lätt för dig själv.

En kropp

När vi tittar på en människokropp är det egentligen självklart för oss att alla delar hänger ihop. Om du t ex känner dig stressad påverkar det din sömn, ditt humör, din vikt, dina val och tillslut även ditt hjärta, din mage och andra organ. Ironiskt nog är det just vår kropp som vi (och sjukvården) har svårast att inse att den behöver hanteras som en helhet, inte som ett stort antal olika löst sammankopplade delar.

Men så är det också lättare att se fel hos andra än hos sig själv.